Para sobreviver a um mercado competitivo e a momentos de crise, muitos gestores começam a pensar na redução de custos nas empresas. Todavia, nem sempre o que as pessoas julgam ser suficiente, funciona de fato. Por exemplo, os cortes de gastos menores, como economizar em materiais utilizados em processos, podem não representar uma economia significativa ao final do mês.

O corte de custos de maneira efetiva exige que a sua empresa planeje e pense em alternativas que auxiliem nesse processo — principalmente, as novas tecnologias que podem simplificar alguns processos que são rotineiros, porém, mais caros.

Preparamos este post para apresentar algumas dicas que ajudarão você a reduzir os custos de sua empresa. Acompanhe!

Automatizar processos

Para alcançar a redução de custos nas empresas é importante saber automatizar os processos. Há inúmeras tarefas repetitivas na sua organização que não precisam ocorrer, ou seja, existe a possibilidade de automatizá-las com facilidade. Por exemplo, caso você emita as suas próprias notas fiscais ou tenha uma pessoa para trabalhar exclusivamente com isso, é fundamental compreender que está perdendo tempo e dinheiro.

Ao automatizar a emissão de NF-e, não é necessário preocupar-se com questões mais complexas e burocráticas. Inclusive, é muito comum que sistemas da Sefaz e o site da prefeitura saiam do ar. Porém, com um sistema inteligente de nota fiscal, como o eNotas, você não tem esses problemas, visto que o software realiza muitas tentativas até que a nota seja emitida.

Além disso, é possível automatizar também:

• processos de vendas;
• envio de e-mail marketing;
• criação de landing pages;
• gestão financeira e contábil.

Realizar essas atividades no “piloto automático” farão toda a diferença para que obter resultados. Uma opção é realizar o mapeamento de seus processos, depois de uma análise minuciosa, verificar quais não estão agregando valor à organização e retirá-los.

Inclusive, ao mapear os processos, será possível verificar quais demandam mais custos de sua organização e ficar focado em questões para as ações de economia.

Seguir a legislação

É importante ter o cuidado com os funcionários que, entre um intervalo e outro, podem perder tempo no expediente normal e necessitar de compensação com horas extras ao final do dia. O gestor acaba pagando mais no cumprimento da legislação trabalhista e ainda arca com custos para manter a organização aberta depois do período diário normal.

Conversar com os colaboradores e fazer com que eles entendam a necessidade de diminuir gastos no momento mostra-se uma ação indispensável. Além disso, vale ressaltar o conceito de equipe e frisar que se a organização ganha, todos ganham também.

Evitar desperdícios

Outro ponto primordial a ser levado em conta é que nem sempre é simples detectar desperdícios, mas é primordial. As pessoas geralmente se acostumam com tudo e, com relação aos custos, passam a não enxergar onde está o que não é necessário. Alguns desperdícios são culturais, eles estão enraizados no comportamento das pessoas e normalmente ninguém consegue ver por achar que se trata de algo comum.

Costuma ser muito mais fácil que alguém que não pertence à organização, sem qualquer vínculo cultural, consiga perceber e mostrar os excessos encontrados. Com relação à lista de prioridades, o ideal é focar no que causa mais impacto financeiro final para a instituição e, visto que a lista foi realizada, é necessário fazer os planos de ação um por um.

Entretanto, é preciso se atentar ao fato de as pessoas terem tendência a procrastinar. Observe e verifique se está sendo feita a realização de cada item do plano.

Reduza os custos operacionais adotando tecnologias

Há inúmeros softwares de automação de vendas e tarefas e sistemas online para empresas. Folha de pagamento, contabilidade, automação de marketing, hospedagem de sites, programas de benefícios e serviços que simplificam a gestão dos processos.

Ao selecionar qual o programa ou serviço certo para você, necessário se fazer as algumas perguntas:

• O que eu sei fazer muito bem? (por exemplo, caso você seja um contador, a terceirização do setor financeiro pode não ser uma boa escolha;
• Em qual processo na minha organização, eu gasto mais tempo?
• Caso fosse possível retirar um dos processos que gastam mais tempo, qual seria?

Com suas respostas, será possível ter uma indicação clara da tarefa ou área que deve ser automatizada. Por exemplo, se você é um tipo de empresa que gasta muito tempo mensalmente emitindo manualmente as notas fiscais dos clientes, está na hora de pensar em utilizar um gerenciador de notas fiscais, que realizará essa ações de forma automática.

Outro opção para economizar tempo e reduzir custos é obter um aplicativo para gestão de sua equipe externa, por exemplo. Além de economizar com mensagens e telefonemas para nortear a sua equipe, será possível ter um controle maior de quais funcionários estão produzindo e os que não estão.

Por fim, para sobreviver ao mercado atual é necessário se adaptar, estar sempre atualizado com relação às tecnologias e, obviamente, realizar a redução de custos nas empresas. É por esse motivo que economizar e evitar desperdícios é essencial para ter um negócio de sucesso.

Utilize novas tecnologias e novas maneiras de economizar, a curto e longo prazo. Além disso, é importante ressaltar que uma ótima opção para restabelecer o caixa de uma empresa é o empréstimo com garantia. Pense nisso!

Você curtiu nossas dicas? Então, aproveite sua visita em nosso blog para saber os 6 principais erros do planejamento financeiro da sua empresa!