Nota fiscal eletrônica: veja como ela facilita a rotina da empresa!

A nota fiscal eletrônica (NF-e) é um documento obrigatório desde 2014 para as empresas que precisam pagar o Imposto Sobre Serviço (ISS) em qualquer ato de compra e venda de produtos ou serviços.

No entanto, mesmo as companhias que não estão na obrigatoriedade do ISS estão adotando a nota fiscal eletrônica devido aos seus diversos benefícios. Com o passar dos anos, a forma de emitir esse documento passou por inovações que permitem facilidade e rapidez para esse processo.

Para entender mais sobre o assunto, continue acompanhando este post e confira como emitir a NF-e e quais as vantagens de adotar essa prática. Acompanhe!

Como funciona a NF-e?

A nota fiscal eletrônica é um documento utilizado desde 2006 com o objetivo de registrar todas as operações tributárias de uma empresa. Por meio da NF-e, é possível comprovar que você realizou a compra ou a venda de um serviço ou produto, constando data, endereço e horário.

Há alguns anos, a emissão da nota fiscal era feita em um papel e preenchida à mão, até que o Sistema Público de Escrituração Digital (SPED) implementou o formato eletrônico. No entanto, ainda existem empresas e estabelecimentos que não fazem uso da versão eletrônica e, com isso, perdem diversos benefícios e facilidades.

Esse documento é obrigatório para empresas que têm o Simples Nacional ou estão enquadradas no Lucro Presumido. Já as empresas reguladas pelo MEI, ou seja, microempresas, não estão obrigadas a emitir a nota fiscal eletrônica na modalidade de Pessoa Física. No entanto, se estiver prestando serviço junto a uma Pessoa Jurídica, será necessário emiti-la.

O que preciso para emitir NF-e?

O primeiro passo para que a sua empresa possa emitir NF-e é ter um certificado digital, que nada mais é do que uma assinatura jurídica usada no meio digital. Esse certificado pode ser adquirido por uma unidade certificadora, como a Receita Federal ou a Caixa Econômica.

Após isso, basta fazer o credenciamento na Secretaria de Estado da Fazenda (SEFAZ) do seu estado e adquirir um software emissor de nota fiscal eletrônica. Pronto! A sua empresa já poderá realizar as emissões e ficar em dia com as pendências fiscais.

Quais são os tipos de nota fiscal eletrônica?

Existe mais de um tipo de nota fiscal eletrônica, que dependerá do tipo de serviço prestado ou produto que foi comercializado. Os mais utilizados são:

CT-e — Conhecimento de Transporte Eletrônico

Esse tipo de nota fiscal eletrônica deve ser emitido quando há prestação de serviços de âmbito de frete ou transporte de cargas, seja por meio aéreo, rodoviário, ferroviário ou dutoviário.

NFC-e — Nota Fiscal ao Consumidor Eletrônica

Esse documento deve ser emitido quando ocorre compra de um produto. Sendo assim, substitui o cupom fiscal e é direcionada a pessoas físicas, ou seja, o consumidor final. Esse tipo de nota fiscal eletrônica tem como principal objetivo informar as vendas realizadas à SEFAZ.

Quais são os tipos de sistema para emissão?

Para emitir uma nota fiscal eletrônica, é preciso que você tenha um software que possa ser acessado tanto do computador quanto de qualquer outro dispositivo que tenha acesso à internet. Além disso, é importante se atentar ao fato de que esse sistema deve estar de acordo com a opção física.

Para isso, a Receita Federal disponibiliza de forma gratuita um software que pode ser instalado em notebook ou computador. No entanto, existem emissores que são pagos, mas permitem o controle de estoque, controle contábil e de documentos fiscais, ou seja, disponibilizam ferramentas adicionais e customizáveis. Para escolher um emissor de notas fiscais eletrônicas, devem ser levadas em consideração as necessidades da sua empresa e o volume de notas que precisam ser emitidas.

Quais são os benefícios da NF-e?

As principais vantagens e benefícios de adotar ao uso da NF-e são:

Redução de custos

Se você colocar na ponta do lápis os gastos com papel timbrado e o de uma impressora fiscal, você vai se surpreender. O modelo eletrônico só precisa de um sistema para emissão; sendo assim, você não terá gastos adicionais com papel ou outros materiais que serão necessários para o preenchimento à mão.

No mais, ainda poderá reduzir custos, pois não haverá necessidade de ir ao cartório para fazer cópias autenticadas, caso algum cliente informe que não recebeu a nota fiscal.

Economia de tempo

Imagine você ter que consultar uma pilha de papelada de notas fiscais para fazer a consulta de um dado referente a uma compra de meses atrás? Com a prática de emitir nota fiscal eletrônica, você poupa muito tempo e ainda consegue manter uma melhor organização e gestão desses documentos.

Centralização dos processos

Caso a sua empresa tenha filiais, é possível centralizar as notas na sede matriz e, consequentemente, poupar custos com obrigações trabalhistas, funcionários e envio de notas, já que as NF-e podem ser compartilhadas pela nuvem.

Organização

O armazenamento e a organização de notas fiscais em papel requerem muito espaço e tempo. Portanto, com a nota fiscal eletrônica, você não precisará perder tempo guardando e separando esses documentos, já que eles ficam salvos no sistema utilizado para emissão ou no seu computador.

Visibilidade da empresa

A NF-e permite que seus clientes e o governo vejam que a sua empresa é séria e se preocupa em ficar em dia com a legalidade e manter a transparência dos serviços prestados ou produtos comercializados.

Vale ressaltar também que existem pessoas que já não compram mais em estabelecimentos que não emitem esse documento por questões de segurança e resguardo em caso de imprevistos.

A prática de emitir nota fiscal eletrônica, além de ser obrigatória para algumas empresas, permite diversos benefícios para o empresário, com grande redução de custos também para o consumidor.

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