Falta de planejamento financeiro, má gestão dos documentos, baixa quantidade de recursos e falta de padronização dos processos são alguns fatores que contribuem para o declínio de um negócio. Contudo, para se organizar empresa desorganizada, é preciso elaborar uma boa estratégia.
É exatamente nesse ponto que muitos gestores se perdem. Assim, por não saberem como colocar a empresa nos eixos, os administradores acabam permitindo que a bagunça continue até que a desorganização vire algo natural no dia a dia dos colaboradores.
Isso pode e deve ser mudado. Afinal, um negócio desorganizado gera inúmeros prejuízos. O primeiro passo é simples: assumir que a situação não pode mais ser mantida dessa forma e que ações urgentes são necessárias. O segundo é mais complexo e envolve uma série de mudanças básicas e de um novo planejamento.
Mas, não se preocupe! Fizemos este post pensando exatamente nisso. Nele, mostraremos 6 dicas simples para se organizar uma empresa desorganizada. Achou interessante e quer aumentar as chances de sucesso da sua empresa? Então, basta prosseguir a leitura!
1. Padronize e otimize processos
Um dos passos mais importantes para organizar uma empresa desorganizada é a otimização de processos. Apesar de ser um grande erro, muitos negócios não têm uma rotina bem definida, o que impossibilita o reconhecimento e o registro dos processos. Obviamente, isso leva à baixa produtividade e, a longo prazo, pode trazer sérios prejuízos para a empresa. Não é isso que você deseja para o seu negócio, certo?
As organizações que passam por esse problema devem fazer uma boa reestruturação das atividades. Para isso, primeiro, é preciso definir etapas e indicar quais são as entradas, saídas, metas, métricas, problemas e riscos de cada processo. Feito isso, é necessário entender como cada um deles é planejado, executado e avaliado, além de indicar a quem pertence essas responsabilidades e os métodos que serão usados.
2. Faça uma boa gestão de documentos
A grande quantidade de documentos que estão presentes na rotina de uma empresa é um desafio para qualquer gestor, especialmente se eles estiverem desorganizados. Afinal, em meio a toda essa papelada, como será possível encontrar o documento certo quando for necessário? Não se engane: isso pode parecer algo de pouca relevância, mas tenha em mente que, sem documentação, uma empresa simplesmente não funciona.
Por isso, é fundamental gerenciar bem todos os documentos importantes da organização. Em geral, eles podem ser separados por categorias, como contabilidade, contratos, marketing, correspondências, dados dos funcionários, entre outras. Também é interessante manter um backup dos que são indispensáveis para o dia a dia da empresa.
3. Crie um planejamento financeiro
A falta de planejamento financeiro é um dos principais motivos da desorganização em uma empresa. Quando as finanças não são bem controladas torna-se praticamente impossível analisar os resultados, as necessidades e a situação atual do negócio. Dessa forma, é comum que a empresa fique endividada ou que não tenha como realizar investimentos para crescer no mercado.
Para acabar com esse problema o ideal é manter um acompanhamento rigoroso de todas as transações do negócio, tendo o cuidado de definir quais gastos são fixos e quais são as despesas secundárias. Além disso, deve-se sempre considerar o capital de giro da empresa para não cometer excessos e nunca misturar as finanças pessoais com as da empresa.
4. Utilize um software de gestão
Outra dica interessante para organizar uma empresa desorganizada é o uso de softwares de gestão. De forma simples, esse tipo de ferramenta tem como objetivo automatizar as atividades mais rotineiras e mecânicas do negócio. Assim, os funcionários podem ser aproveitados em funções mais valiosas para a empresa.
Alguns desses softwares também fazem o mapeamento dos processos, determinando de forma clara qual é o fluxo das operações, o que cada colaborador precisa fazer e como cada atividade deve ser feita. O grande benefício de se contar com esse recurso é que com ele pode-se descobrir gargalos e desperdícios presentes na rotina do negócio que estão contribuindo para a sua desorganização.
5. Conheça as melhores linhas de crédito para a empresa
Dívidas e falta de capital para realizar investimentos no negócio são um dos motivos que mais tornam uma empresa desorganizada. Afinal, para se manter em plena atividade, é preciso abastecer estoques com regularidade, pagar os funcionários e os impostos em dia e ter um fundo de emergência para lidar com os imprevistos. Mas é impossível fazer isso se as finanças da empresa estão comprometidas, certo?
Para melhorar essa situação, o ideal é contar com a linha de crédito certa para a sua empresa. Existem várias modalidades de empréstimo no mercado que você pode optar, como o empréstimo empresarial com veículo em garantia. Com ele é possível conseguir o capital necessário de forma rápida e segura, além de contar com taxas mais baratas e prazos confortáveis.
6. Envolva a equipe toda no projeto
Para finalizar nossa lista de dicas sobre como organizar uma empresa desorganizada não podemos deixar de falar sobre o trabalho em equipe. Não é segredo que ele é imprescindível para o sucesso da empresa e, obviamente, também será necessário durante um processo de reorganização.
Seus colaboradores precisam estar cientes e envolvidos nesse novo objetivo. Afinal, essa reestruturação também vai afetar o trabalho deles e, sem a colaboração de todos, o projeto dificilmente será bem-sucedido. Por isso, você deve ter o cuidado de conscientizá-los sobre a importância da organização para a empresa e incentivar a participação de cada, vale até fazer premiações para aqueles que mais se engajarem e contribuírem com o processo de melhoria.
Como você pôde perceber, organizar uma empresa desorganizada não é algo tão complicado. Basta manter a atenção nos pontos certos que você conseguirá conquistar esse objetivo. Porém, não se esqueça: mudanças não ocorrem da noite para o dia! Por isso, é necessário muita dedicação, esforço e comprometimento para que os planos sejam executados com sucesso!
